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定時で帰る仕事術

column

これ以上頑張らずに定時に帰る仕事術。9個のルール

更新日:

定時に帰って、お買い物に友達と女子会…そんな憧れのアフターライフ。

そのためには、仕事をもっともっと頑張って早く終わらせなくちゃ!

でもいまでも十分頑張っているのに、そんなの絶対無理…

そう思っていませんか?

定時に帰るために必要なのは、もっと頑張る事ではありません

必要なのは、仕事に関する

「コントロール力」

なんです!

  • 自分
  • 仕事
  • 会社

これらをコントロールすれば、定時で帰れるようになれます。

私は以前、激務&残業が多いといわれる業界で新卒入社し、働いていました。

ですが入社2年目からは、基本的に定時で帰宅するようになりました。

そのとき同期や先輩たちからも、「なんでそんなに早く帰れるの?」と良く聞かれたんです。

なのでここでは、定時退社を実現していた私のノウハウをお伝えいたします!

    目次:

  1. 強く意思を持って、自分をコントロールする。
  2. 自分の仕事にかかる時間を把握する
  3. 週次のざっくりとしたスケジュールをたてる
  4. 1日の大半は予定外の作業で過ぎてしまうことを認識する
  5. 休憩は必ずとる
  6. 自分以外の人に予定通り動いてもらう
  7. 定時帰宅のブランディングをする
  8. ただし、負けの日も作る
  9. 最後の砦「気まずくて上司より先に出にくい」を克服する

1.強く意思を持って、自分をコントロールする。

夜にはずせない飲み会約束があったり、誕生日だから今日だけは定時で帰る!という日は自然と定時までに仕事が終わるように、テキパキと仕事に取り組めますよね。

まずは、その意思を普段から持ってみましょう!

例えば午前中に時間に余裕があっても、その気持ちがあればだらけずに仕事に取り組めます。

  • 今日は定時に帰ったら、スーパーに寄って買い出しして、家でご飯を作ろう!
  • 今日は終わったらジムに行こう!
  • 今日は疲れがたまっているから、早く帰ってのんびりビデオ見よう!

 

などなど、その日のアフターの予定や目標をたてましょう。

 

その為には、6時に帰らないと、実現できない→絶対に帰ろう!

と強く意思を持って、自分に緊張感を持たせる事が大事です。

 

2.自分の仕事にかかる時間を把握する

定時に帰る

画像出典:クリエイティブ・コモンズ・ジャパン(著作者:helmuthess)

定時までにどう仕事をこなしていけばいいのか。

それを把握するために、まずやってほしい事があります。

それは、

自分が各業務にどれくらい時間がかかるか

ということです。

 

日報やタイムスケジュールなどを普段からつけている方は、それを振り返ってみましょう。

それがない人は、まず1ヶ月、自分の仕事にかかった時間を記録していってください。

 

簡単でいいんです。綺麗にまとめなくても大丈夫。

メモ帳でも、エクセルでも、アプリでも、手帳でも。

私はPCのメモ帳ツールに以下のようにのこしていました。

 

  • 朝礼(0.25)
  • メールチェック(0.25)
  • A案件 各所調整(0.5)
  • MTG準備(0.5)
  • B案件MTG(1.0)

 

一時間を1として、かかった時間を記載しています。

自分であとで見返して、これにこんだけかかっていたんだ、と分かればいいんです。

エクセルに9時〜18時まで15分ごとに時間を区切ってそこに入力していくのでもいいと思います。

 

コツは、1日が終わったらまとめてかくのではなく、1つ1つの仕事が終わるたびに、書いていきましょう

 

PC上で記録する場合はそのメモ帳やエクセルは開きっぱなしか、開きやすいところにファイルを置いておきます。
時間は、15分区切りが望ましいです。

30分区切りですと、メールチェックや、誰かに相談した、など細かな作業が見えなくなってしまいます。

また、15分より細かくなると、細かすぎて整理もできなくなってしまいます。

3.週次のざっくりとしたスケジュールをたてる

定時で帰る仕事術

1ヶ月間 自分の仕事にかかった時間をレコーディングしていくと、およそ、各業務にどれくらい時間がかかるのか分かってきます。

たとえば、

  • 朝のメールチェックはスムースだったら5分でおわるけど返信事項が多いと20分くらいかかる
  • A企画プランニングは他部署に調整があるから、1時間くらいかかる
  • B関連のmtgはのびることが多いから、1時間の予定だけど1時間15分はかかる

などの感覚です。

 

そして、これがつかめてきたらそれを元に、週次のスケジュールを立ててみましょう。

ここでのコツは、

mtgや外出などの、時間が不確定で、かつ集中力を使うものが多い日は、合間に、あまり集中力がなくてもこなせて時間がぶれないような単調な作業系を入れる。

予定があまり入っていなくて余裕がある日は、集中して頭を使う作業や、時間のぶれが多い他部署や上長、部下など自分以外の人に関わる仕事を入れる。

ということです。

すると、コントロールしやすいスケジュールになっていきます。

 

4.1日の大半は予定外の作業で過ぎてしまうことを認識する

定時で帰る仕事術

 

画像出典:クリエイティブ・コモンズ・ジャパン(著作者:Vive La Palestina)

スケジュールを組むときに認識しておきたいことがあります。

よく、

「今日も一日予定通りに進められなかった」

と、特に新入社員が悩んでいるのを聞きます。

予定を見せてもらうと、mtgや作業などが隙間なくびっしり詰め込まれていて、定時までフル稼働の予定になっています。

 

上述したレコーディングをしていけば気づけると思いますが、仕事の大半は

【 想 定 外 の 作 業 】

で埋められています。

よほど単調な、箱詰めとか、同じ物をタイピングするとかでない限り 多少なりとも頭を使う仕事であれば、途中途中で想定外の確認や、トラブルなど、発生する事は当たり前です。

むしろ、それに対処していくことが、仕事です。

そして1ヶ月間レコーディングをしいていたことで、そういった「元々予定していた以外の事」がどれほどの頻度で、どれほど時間がかかるか、見えてきていると思います。

スケジュールを立てるときに、いかにこの「想定外」の部分をちゃんと把握して、埋め込んでいるか

それが、実現性の高いスケジュールを立てられるかどうかにかかっているのです。

5.休憩は必ずとる

定時で帰る ランチ

画像出典:クリエイティブ・コモンズ・ジャパン(著作者:Rita.Yang)

よく忙しく夜まで働いている人ほど、ランチに行っていないように思います。

ほんの一瞬の合間に、コンビニで買ってきたパンをかじりながらまたPCに向かって仕事…

そんな風に朝9時から夜9時まで12時間働いたら、集中力は絶対に保てません。

 

仕事を早く終わらせるコツのひとつは、

「いかに集中してやるか」

です。

 

物理的に、MTGが一日中埋まっていてランチにいく時間がない、という場合は仕方ありませんが

「仕事が終わらなくてランチに行く時間がない」

そういう人は、集中力のない状態で、だらだら仕事をしていることが多いのです。

 

特に、夜残業をしていると頭脳のパフォーマンスは実際のところ半分以下に落ちるのですが、夜に残業して頑張っているという達成感からか、あまりそれに気づかないことが多いです。
とても大事なこと、それは「集中して短時間で終わらせる!」

そして区切りを持つ事も大事です。

そのために、できるだけ休憩はしっかりと取りましょう。

6.自分以外の人に予定通り動いてもらう

定時で帰る仕事術

 

画像出典:クリエイティブ・コモンズ・ジャパン(著作者:Vive La Palestina)

自分側でのコントロールとは別に、仕事を早く進める上でのコツがあります。

それは、

 

自分以外の人に、いかにスケジュール通り動いてもらうか

 

です。
他部署やほかの人への調整が必要なことはよくあります。

仕事はほとんど、一人では完成できないことの方が多いのではないでしょうか。

その際、対応してもらいたいことを、ほかの人へ依頼しますよね。

 

●日までに、これをやってください、とメールも送ったし、あとはAさんがそれをやってくれるの待ち。

 

でも、なかなかAさんが対応してくれなくて、私の仕事が進まない…

 

そんな状況に陥っていませんか?
ほとんどの場合、Aさんが対応してくれないのは Aさんのせいではありません。

 

●日までにAさんにその仕事をやってもらわなくてはいけない理由を、ちゃんと伝えられていないあなたが悪い

 

のです。
突然他部署のあなたからメールで依頼がきて、

「●日までにやってください」

と言われたら、どうでしょうか?

 

「なんで私が対応しないといけないのかしら?めんどくさいな…」

 

と思いますよね。

 

他の人や他部署に依頼する際は、以下の点をしっかりとわかりやすく相手に伝えることが大事です。

  • なぜ、その日までに必要なのか
  • どれほど重要なのか
  • この案件はなぜやるのか(業績のため?上長指示のため?)
  • 相手にとって、やることによるメリットは何なのか

依頼方法はメールや電話、直接口頭でするなどいくつかありますが、場合によって使い分ける必要があります

緊急性が高いときは、直接相手の席まで行ってなぜ緊急に対応しなくてはならないのかを説明し、理解してもらう必要があります。

また、案件が複雑な場合には、電話や口頭で突然言われても、理解できないこともあります。

そういった場合は、メールで概要を分かりやすく送り、その後、口頭や電話で補足説明しながら伝えるとわかりやすくなります。

 

また、トラブル対応など、マイナス要素のある案件の場合はメールだけで依頼すると失礼です。

できるだけ直接で、お願いしますという気持ちを伝えましょう。

 

7.定時帰宅のブランディングをする

定時退社の仕事術

画像出典:クリエイティブ・コモンズ・ジャパン(著作者:Aurimas Adomavicius)

早く帰る為にとても大事な事があります。

それは、

「この人は早く帰る」

と周りに認識してもらうことです。

 

私も入社当時は、夜遅くまで仕事をしていました。そうすると、どうなるか。

夜にMTGや、夕方ごろに、当日対応の仕事がふってきます。

 

一方、早く帰るようになると、周りはみんな

「あの人に確認や案件を依頼するときは、早く依頼しないと、帰ってしまう!」

そう思って、早めに依頼をしたり、対応をしてくれるようになります。

 

このブランディングは、部署やチームで働いている会社員にとって、とても重要です。

周りの人の意識も、そうやってコントロールをしていくのです。

8.ただし、負けの日も作る

仕事をしていくうえではどうしても、1日や一定の時間帯に予定が集中してしまうことはあります。

そんな時は、仕方ないですから

諦めましょう!

その日は定時退社は負けの日と割り切って、残業を楽しみましょう。

次の日に仕事を早く終えられるよう残業の際に少し余分に仕事をしておくと、明日は早く帰るぞ〜!という気持ちになれます。

9.最後の砦「気まずくて上司より先に出にくい」を克服する

定時で帰る仕事術

画像出典:クリエイティブ・コモンズ・ジャパン(著作者:barsen)

「周囲が残っていると帰りづらくて…」

よく聞くのが、この言葉。

この気持ちになるのは何故でしょうか?

残業が定着してしまっている社風などももちろんありますが、それよりも大きいのは勤務時間中に、

 

全力で仕事をしていない

 

からです。
「今日は時間に余裕があって、なんだか定時に帰れそう。

でも、上司はまだ働いていて申し訳ない…」

 

だから、きまずい気持ちになります。

 

でも、これまで書いてきた仕事術で勤務時間を有意義に過ごしたあなたは、自信をもって今日一日仕事に取り組んだといえるはずです。

「この勤務時間で、最大のパフォーマンスで仕事に取り組んだ!」と。

そうすれば、堂々と定時に帰ることができるでしょう。

 

周りも、

「あの人は時間内にしっかりと仕事を終えて自分のコントロールが出来ている人だ」

と認識するようになります。

 

そうすれば、この定時帰りのサイクルをうまく回していけるようになります。

 

どうしても毎日残業をしてしまって悩んでいる…そんな方は、是非一度こちらの定時に帰る9個の方法、試してみてくださいね。

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